Acord privind prelucrarea datelor · Graphorum

În caz de neconcordanțe, prevalează versiunea în limba italiană. Citește versiunea în italiană

Pe scurt

Îți prelucrăm datele doar pe baza instrucțiunilor tale și doar pentru a-ți furniza Graphorum.
O instanță pentru fiecare client: nicio dată comună cu ceilalți.
Încălcări ale securității datelor: ți le notificăm în termen de 48 de ore de la descoperire.
Persoane împuternicite secundare noi: preaviz de 30 de zile și dreptul de a te opune.
La final descarci totul și ștergi tu; noi eliminăm copiile rămase.

Părțile și obiectul

Acest acord face parte din termenii de serviciu și se aplică fiecărui Client Graphorum („Operatorul”). AM Solutions di Vera Alexandru Nicolae („Persoana împuternicită”) prelucrează datele cu caracter personal conținute în Datele Clientului în numele Operatorului, în temeiul art. 28 din Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR) și al Codului italian privind confidențialitatea.

Operator: AM Solutions di Vera Alexandru Nicolae
Formă juridică: Întreprindere individuală
Sediu: Via Potenza 12, 25125 Brescia (BS)
Cod TVA: 04419500980
Cod fiscal: VRELND86B24Z129Y
E-mail: [email protected]
Site: www.amsolutionsbs.it

Natura, scopul și durata prelucrării

Natura: găzduirea, stocarea, prelucrarea cu inteligență artificială, sincronizarea cu canalele conectate, salvarea în backup, exportul și ștergerea Datelor Clientului; antrenarea modelului Clientului; furnizarea de asistență și mentenanță.
Scopul: exclusiv furnizarea Graphorum către Operator, în formulele PC local sau Cloud, și serviciile de asistență aferente.
Durata: cea a contractului, plus perioada acordată pentru descărcarea și ștergerea datelor.

Persoane vizate și categorii de date

Persoanele vizate: clienții, furnizorii, colaboratorii, angajații și alte contacte ale Operatorului; utilizatorii Platformei sale; persoanele care îi scriu Operatorului pe canalele conectate.
Date: de identificare și de contact; conținutul e-mailurilor, al chaturilor și al mesajelor de pe rețelele sociale; documente și atașamente; date contabile și comerciale; înregistrări vocale și transcrieri, dacă Operatorul folosește vocea; jurnale de acces și de activitate.
Categoriile speciale (art. 9 GDPR) și datele privind condamnările penale (art. 10): Graphorum nu este conceput pentru prelucrarea lor. Dacă Operatorul le introduce, evaluează temeiul juridic și măsurile adecvate și informează Persoana împuternicită.

Instrucțiunile Operatorului

Persoana împuternicită prelucrează datele doar pe baza instrucțiunilor documentate ale Operatorului. Sunt instrucțiuni contractul, acest acord, setările pe care Operatorul le alege în Platformă (de exemplu ce canale să conecteze, ce servicii AI externe să pornească, câtă autonomie să le dea agenților) și solicitările scrise de asistență. Dacă o instrucțiune i se pare contrară legii, Persoana împuternicită semnalează imediat acest lucru.

Obligațiile Persoanei împuternicite

Să garanteze că persoanele autorizate să prelucreze datele sunt obligate să păstreze confidențialitatea și sunt instruite.
Să adopte măsurile de securitate prevăzute la art. 32 GDPR, descrise mai jos, și să le mențină actualizate.
Să nu folosească Datele Clientului în scopuri proprii, în special pentru a antrena modele de inteligență artificială diferite de modelul Operatorului, nici pentru alți clienți, nici pentru terți.
Să ajute Operatorul să răspundă solicitărilor persoanelor vizate (art. 15–22), cu funcțiile Platformei (căutare, export, „Uită”, ștergere) și, dacă este nevoie, cu asistență.
Să ajute Operatorul în îndeplinirea obligațiilor prevăzute la art. 32–36: securitate, notificarea încălcărilor, evaluarea impactului, consultarea prealabilă.
Să notifice Operatorului orice încălcare a securității datelor cu caracter personal fără întârzieri nejustificate și, în orice caz, în termen de 48 de ore de la descoperire, cu informațiile disponibile, astfel încât Operatorul să poată respecta termenul de 72 de ore față de autoritatea de supraveghere (art. 33).
Să țină evidența activităților de prelucrare efectuate în numele operatorilor (art. 30 alin. 2).
Să pună la dispoziție informațiile necesare pentru a demonstra respectarea acestui acord.

Persoane împuternicite secundare

Operatorul autorizează în mod general Persoana împuternicită să recurgă la persoanele împuternicite secundare enumerate mai jos. Persoana împuternicită impune fiecăreia aceleași obligații de protecție ca în acest acord și răspunde pentru ele față de Operator. Înainte de a adăuga sau a înlocui o persoană împuternicită secundară, Persoana împuternicită anunță Operatorul cu un preaviz de 30 de zile; Operatorul se poate opune din motive rezonabile și, dacă nu se găsește o soluție, poate rezilia fără costuri.

Persoană împuternicită secundară	Ce face	Unde	Garanții	Când
Hetzner Online GmbHGermania (UE)	Serverele formulei cloud: calcul, stocare și backup al instanțelor clienților	Centre de date în Germania și Finlanda (UE)	Prelucrare în UE	Formula cloud
Cloudflare, Inc.Statele Unite	Rețea și securitate: DNS, protecția site-ului și tunel criptat către PC-ul local sau instanța cloud	Rețea globală, cu puncte de prezență în UE	EU-U.S. Data Privacy Framework și clauze contractuale standard (Decizia UE 2021/914)	Ambele formule
Stripe Payments Europe, Ltd.Irlanda (UE)	Plăți cu cardul și debitare directă SEPA, gestionarea abonamentelor	UE; transferuri către Stripe, Inc. (Statele Unite)	EU-U.S. Data Privacy Framework și clauze contractuale standard	Plăți
Intermediar pentru factura electronică (implicit: Fatture in Cloud, grupul TeamSystem)Italia	Emiterea și trimiterea facturilor electronice către Sistemul de Schimb (SdI) și arhivarea conformă	Italia	Prelucrare în UE	Facturare
Meta Platforms Ireland Ltd.Irlanda (UE)	WhatsApp Business, Facebook și Instagram, doar dacă clientul conectează aceste canale	UE; transferuri către Meta Platforms, Inc. (Statele Unite)	EU-U.S. Data Privacy Framework și clauze contractuale standard	Doar dacă clientul conectează canalele
Furnizori de modele AI externe aleși pentru client (de ex. Anthropic, OpenAI, Google, Mistral AI)UE sau Statele Unite, în funcție de furnizor	Prelucrarea unor solicitări individuale când un serviciu AI extern este pornit; niciodată pentru antrenarea modelelor lor	Indicat în consolă pentru fiecare furnizor activ	Decizie privind caracterul adecvat, EU-U.S. Data Privacy Framework sau clauze contractuale standard; contracte care exclud antrenarea pe date	Doar dacă sunt activați
Furnizor de e-mailuri tranzacționale (de stabilit, de ex. Brevo sau Postmark)De stabilit	Trimiterea facturilor, notificărilor, remindere și răspunsuri la tichete	De stabilit	De stabilit înainte de activare	Comunicări de serviciu

Cu formula PC local, Datele Clientului rămân pe PC-ul Operatorului: Hetzner nu este implicată, iar Cloudflare transportă doar traficul criptat al tunelului. Pentru plăți și facturi (Stripe și intermediarul SdI), AM Solutions acționează ca operator al datelor de facturare ale Clientului: le menționăm aici pentru completitudine.

Transferuri în afara Uniunii Europene

Serverele formulei cloud se află în Uniunea Europeană. Dacă o persoană împuternicită secundară prelucrează date în afara Spațiului Economic European, transferul are loc doar cu garanțiile din capitolul V GDPR: decizie privind caracterul adecvat (inclusiv EU-U.S. Data Privacy Framework pentru furnizorii certificați) sau clauze contractuale standard (Decizia (UE) 2021/914), cu măsurile suplimentare necesare.

Măsuri tehnice și organizatorice

Domeniu	Măsuri
Izolare	O instanță pentru fiecare client, cu bază de date, creier, fișiere și model separate; nicio componentă comună care să conțină Datele Clientului.
Criptare	Acces din afara biroului doar prin HTTPS, în tunelul criptat; backupuri criptate cu AES-256-GCM și cheie derivată din parolă (scrypt); credențialele și cheile API criptate în repaus în seiful platformei.
Acces	Nume de utilizator și parolă personale, salvate doar ca amprentă (scrypt cu sare); verificare în doi pași cu aplicație Authenticator (TOTP) sau prin e-mail; blocare de 15 minute după prea multe încercări; sesiune în cookie HttpOnly și SameSite=Strict; permisiuni pentru fiecare persoană și fiecare agent; cheile API sunt afișate o singură dată.
Asistență	Accesul Persoanei împuternicite doar printr-o legătură semnată și limitată în timp, înregistrată în registrul instanței și vizibilă Operatorului.
Trasabilitate	Registrul operațiunilor utilizatorilor, agenților și cheilor API, pe care Operatorul îl poate filtra și exporta în CSV.
Mesaje primite	Sortare care recunoaște spamul, înșelătoriile și phishingul; conținutul mesajelor primite nu poate modifica regulile și permisiunile Operatorului.
Rețea	Formula PC local: tunel Cloudflare de ieșire, niciun port deschis pe router; formula cloud: instanțe în spatele tunelului, fără servicii expuse direct.
Continuitate	Backupuri periodice și verificate; procedură de restaurare pe un PC nou sau pe o instanță nouă.
Servicii AI externe	Oprite implicit; se pornesc doar prin alegere, pentru sarcini individuale; cheile furnizorilor rămân pe serverul AM Solutions și nu sunt trimise niciodată instanțelor; contracte care exclud folosirea datelor pentru antrenarea modelelor furnizorului.
Dezvoltare și actualizări	Actualizări testate înainte de lansare; verificare automată la fiecare 5 minute, cu notificare; corecturile de securitate sunt publicate cu prioritate.
Persoane	Acces la date doar pentru cei care au nevoie; angajament de confidențialitate; instruire privind confidențialitatea și securitatea.
Formula PC local	Datele se află pe PC-ul Operatorului, accesibil din exterior doar prin tunelul criptat fără porturi deschise; custodia fizică a PC-ului revine Operatorului.

Verificări

Operatorul poate verifica respectarea acestui acord solicitând informații și documente sau, cu un preaviz de cel puțin 30 de zile, printr-o inspecție efectuată de el sau de un auditor obligat la confidențialitate, în timpul programului de lucru și fără a compromite securitatea celorlalți clienți. Costurile inspecției sunt suportate de Operator, cu excepția cazului în care se constată încălcări ale Persoanei împuternicite.

Încetarea prelucrării

La încetarea contractului, Operatorul descarcă toate Datele Clientului, inclusiv modelul său, și le șterge singur cu funcțiile Platformei, primind un certificat de ștergere. Persoana împuternicită elimină copiile reziduale (inclusiv backupurile) în 30 de zile de la sfârșitul perioadei de descărcare, cu excepția cazului în care legea impune păstrarea lor.

Răspundere și prevalență

Fiecare parte răspunde conform art. 82 GDPR. În caz de neconcordanță între acest acord și celelalte documente contractuale, în ceea ce privește protecția datelor prevalează acest acord.

Versiunea 1.0 din 9 octombrie 2026 · AM Solutions di Vera Alexandru Nicolae. Versiunile anterioare se solicită prin e-mail.